Inventários

• Inventário é uma atividade realizada nas empresas em períodos determinados, onde na maioria das vezes para por algumas horas as atividades do setor de estoque para que haja uma contagem, através de uma lista de materiais que é retirado do sistema, com essas listas em mãos os colaboradores escalados para este evento contam os produtos e confrontam os resultados do físico com o sistema.

• Esse processo de confrontamento mexe com todas as áreas da cadeia logística da empresa porque é o raio x da conexão entre as etapas do processo, “Cada tipo de processo deve ser melhorado continuamente¨ (BOWERSOX, 2014, p. 29) ou seja, a cada inventário realizado os métodos que deram certos tem que ser realizados e os outros aprimorados.

• A cada dia que se passa torna-se mais imprescindível para as organizações saber o que tem e o que necessita ter dentro do seu estoque, a eficiência na administração do estoque diferencia nos resultados obtidos no inventário. Os inventários são responsáveis por identificar se os procedimentos estão sendo feitos corretamente, entradas e saídas de materiais diagnosticando assim a saúde da empresa.

• “O produto, tanto bem como serviço é o objeto do esforço logístico, compreender a natureza do produto em seu ambiente econômico dá ao especialista indicações uteis para estratégia de suprimentos e distribuições do produto¨ (BALOOU, 2009, p. 110), ou seja, para oferecermos um melhor serviço e termos bons resultados nos inventários temos que conhecer o produto e traçar estratégias de distribuição.

PROCEDIMENTOS FUNDAMENTAIS

• Recebimento dos produtos: O recebimento dos produtos é a base do processo para se ter um inventário satisfatório, assegurar que o produto está sendo recebido em perfeito estado e seguindo todas as normas de acordo com o pedido realizado pelo setor de compras observando sempre a validade exigida para cada produto.

• Lançamento dos produtos no sistema: Todos os produtos que chegam nas empresas tem que ser lançados imediatamente no sistema para que possamos ter as informações necessárias destes produtos quando precisarmos. O sistema empresarial tem que estar apto a me oferecer informações tais como: consulta de notas por período, classificação dos produtos, lotes e validades, cadastros, balanços de estoque.

• Manuseio de materiais: De acordo com Baloou (2010, p. 201) O manuseio de materiais é um dos principais geradores de custos no composto da atividade logística, ou seja, quando o manuseio não é feito corretamente além de provocar perdas de produtos mexe com os custos da organização.

• Armazenamento dos produtos: Esse processo é muito importante para o sucesso do inventário, colocar os produtos armazenados em seus devidos locais respeitando as suas especificações e organizando-os de um modo fácil para sua localização e saída. Segundo Moura (2005, p. 131) O propósito de qualquer armazém é fornecer o material certo, na quantidade certa, no lugar e momento certo, ou seja, se o armazém estiver dentro dos padrões estabelecidos ficará mais fácil a operação dentro da empresa.

TIPOS DE INVENTÁRIOS

• Inventário geral: É um dos mais realizados nas empresas acontece sempre de 6 em 6 meses e o resultado em cada inventário serve para fazer a comparação dos erros entre cada um buscando uma melhoria das atividades, um ponto positivo que pode ser citado é que para sua execução é estabelecido um dia com horário tudo definido, um ponto que não é tão satisfatório é porque conta-se todos os itens em um só dia

• Inventário rotativo: É realizado  em períodos de tempo bem menores, é importante a sua realização para que os produtos que tem uma saída constante e que são importantes ter no estoque não faltem, sempre são contados os itens de mais movimentação no estoque e fazendo assim podemos encontrar e corrigir erros antes do inventário geral.

• Inventário dinâmico: É feito quando o produto zera essa pratica pode ocasionar muitos transtornos e se esse item for uma matéria prima essencial para a produção de um produto, também pode acontecer de estar zerado no sistema e no físico ter o produto e se não for verificado ocasionará compras desnecessárias.

• Inventário por amostragem: É realizado  em apenas alguns itens que podem ser pré-definidos antes ou na hora do inventário, com isso mostra se realmente a empresa está fazendo o controle corretamente de seu estoque, nesse tipo de inventário utiliza-se um método muito eficiente que é a classificação ABC.

FATORES QUE DETERMINAM O SUCESSO DO INVENTÁRIO

• Fluxo de estoque: precisa ter um controle continuo de acordo com a  demanda dos produtos,é fundamental ter as informações certas sobre cada produto: quando entrou, para onde foi? Tendo um controle dessas informações é possível passar ao financeiro resultados mais satisfatórios.“O fluxo de informações identifica locais específicos dentro de um sistema logístico com necessidades¨ (BOWERSOX, 2014, p. 43). As informações fornecidas pelo estoque referentes ao fluxo dos produtos fazem com que a interface entre o setor de compras e o estoque sejam mais corretos.

• Demanda dependente: Segundo Slack (2008, p. 318) é a demanda que é relativamente previsível, ou seja, demanda de produtos que tem uma saída constante na empresa mensalmente sendo assim é possível avaliar a média mensal de cada produto projetando assim um controle de estoque mais assertivo e compras mais corretas de acordo com a sua movimentação.

• Demanda independente: É a demanda que não se pode prever, são produtos que não tem saída constante mais devido alguma época sazonal, surto de doença, desastre faz com que esses produtos de uma hora para outro saiam e as organizações tem que dar um jeito e atender os clientes.

PONTOS IMPORTANTES PARA UM INVENTÁRIO DE SUCESSO

• Organização: Uma das principais ações a se fazer quando pensamos em inventários e preparar o local para uma melhor execução.

• Identificação dos produtos: Colocar os nomes nas prateleiras, cambucás identificando qual produto está ali armazenado faz toda a diferença na hora de inventariar nos dar certeza que estamos contando produto certo e aos que trabalham conosco.

• Divisão por classes: Estoque os produtos de acordo com a classe deles ou seja: produtos de geladeira em geladeira, inflamáveis com inflamáveis, limpeza com limpeza, fazendo assim ficará mais fácil para ser feito a contagem porque estarão em um só lugar e não em vários.

• Pré contagem: Antes de realizar o inventário é bastante interessante fazer uma pré contagem de produtos que são mantidos no estoque em caixas abertas e que tem saída unitária.

• Coloque os produtos em ordem alfabética: Tenha sempre consciência de uma coisa nós temos que procurar o melhor jeito para fazermos as coisas e a ordem alfabética e tão simples mais faz uma grande diferença na hora do inventário.

• Sinalização: Fazer a sinalização se há em outros locais aquele produto ou se foi tirado algum depois do início do inventário.

• Faça uma reunião: Conversar com os colaboradores antes do inventário é satisfatório para tirar dúvidas sobre os procedimentos a serem seguidos.

• Escolha das equipes: A escolha das equipes é fundamental para se obter um bom resultado no inventário, concentração, parceria, disposição tem que existir entre as duplas na contagem.

• Escale equipes que você já conhece para participar do inventário: Pessoas que já trabalharam em inventários e saibam da grande importância deste evento dentro da organização.

• Comunicação: No inventário todos participantes têm que se comunicar, perguntar onde estão os produtos se não estiverem achando e em hipótese nenhuma pode zerar o item sem ter certeza que ele não tem.

• Limpeza no cadastro da empresa: Antes da realização do inventário tire relatórios procure ver se aqueles cadastros ainda estão ativos e se não estiverem limpe o sistema pois facilitará bastante.

ERROS MAIS COMUNS NOS INVENTÁRIOS

• Desorganização: Quando se pensar em inventários as arrumações devem ser feitas para que não haja transtornos.

• Treinamento para as equipes: Raramente as organizações tem tempo e preocupação em treinar os inventariantes, com isso a agilidade e credibilidade no inventário são prejudicados.

• Materiais em diversos locais: Por muitas vezes isso ocorre devido a não obter o espaço necessário para armazenamento e também por puro descompromisso dos colaboradores.

• Cadastros duplos: Muitos dos problemas ocorridos no inventário se dão por causa de cadastros duplicados, devido a isso muitas das vezes o inventariante não sabe qual o cadastro certo de determinado produto.

•  Comunicação entre os participantes do inventário: A equipe que trabalha neste tipo de evento de tão grande responsabilidade tem que se comunicar se não achar o produto perguntar, procurar o líder do inventário e não zerar o item.

• Notas fiscais que não foram lançadas no sistema: Antes de um inventário tem que ser feito um pente fino, ver se todas as notas foram dadas entradas no sistema e se existem algum item para dar baixa por muitas vezes os erros são simplesmente itens que não entraram ou saíram do sistema.

• Cronograma para o inventário: Antes de marcar a data do inventário tem que se fazer um planejamento preparar as estratégias para realização, não apenas marcar como acontece.

PLANEJAMENTO PÓS INVENTÁRIO

• “Boa informação é o ingrediente vital do planejamento da operação e do controle logístico¨ (BALLOU, 2010, p. 298) ou seja para se obter bons resultados o primeiro passo e fazer um planejamento estratégico do que se deseja implantar e bolar uma estratégia para saber quais os métodos serão utilizados na execução do projeto, fazendo isso o planejamento será bem-sucedido.

• Segundo Ballou (2010, p. 91). Quando uma estratégia é desenvolvida ela deve ser administrada, ou seja, não é simplesmente dizer o que fazer tem que acompanhar para que tudo saia conforme o planejamento, De acordo com Antônio Cesar (2008, p. 127.) A execução das atividades tem por base o planejamento e tem que ser conduzido de forma competente para se ter um bom desempenho, ou seja, o acompanhamento de tudo que foi planejado é essencial para o sucesso do inventário.

• Identificar o nível de acuracidade: Ter metas e métodos para ver em que grau se encontra a acuracidade do setor.

• Classificação ABC: Fazer a classificação dos produtos corretamente e dar prioridade de acordo com a sua importância.

• Definir critérios e ciclos de contagem: Muito importante definir como vai ser as contagens, quais produtos a serem contados primeiro.

• Implantação: Todo implantação necessita de um planejamento estratégico par que se saiba quais os caminhos a seguirem no caso do inventário o monitoramento das atividades fazem a diferença.

• Analisar divergências e desenvolver planos de ação: Ver o problema e não fazer nada é o que muitos fazem, passam por cima e deixam para o próximo inventário, esse não é o modo correto temos que desenvolver um plano de ação para buscar a melhor estratégia de combate aos problemas.

• Melhoria contínua e aperfeiçoamento: Todas as vezes que um projeto e lançado é interessante que haja modificações e essas melhorias nos levam ao aperfeiçoamento no caso do inventário percebendo os erros que foram cometidos teremos cuidados para que nossos resultados sejam melhores.

RESULTADOS E IMPACTOS ESPERADOS

• Espera-se que através do controle de estoques e das boas práticas de gerenciamento, e do uso de novas tecnologias possamos ter:
•  Mais credibilidade nas informações obtidas no inventário.
•  Pessoal treinado e qualificado para realizar esse trabalho.
• Redução de custos com tempo e horas extras no inventário.
• Compras mais conscientes.
• Menos perdas no ato do recebimento dos medicamentos através da conferencia de qualidade.
•  Melhor armazenamento e manuseio de produtos.
• Menos erros em entradas de notas fiscais.
• Cadastros padronizados.
•  Planejamento do local de armazenamento
• Profissionais conscientes com a grandeza deste evento.
• Melhoramento dos métodos a serem aplicados.
•  Planejamento continuo antes, durante e depois.
•  Convocar colaboradores de acordo com o tamanho do estoque e quantidade dos produtos a serem contados.
• Compras Prioritárias.
• Estoques jus time.
•  Menos investimento em armazéns.
• Reciclagem dos profissionais.
•  Layout mais apropriados.
• Sistemas mais modernos.
• Metas atingidas.
• Menos rotatividade de funcionários no setor de estoque.
• Metas atingidas.
• Menos rotatividade de funcionários no setor por falta de adequação de atividades,
• Planejamento Diário.

CONSIDERAÇÕES

• Os conhecimentos adquiridos através das pesquisas para elaborar este artigo, foram bastante gratificantes, porque fizeram perceber e aprender o quanto é importante saber planejar um inventário e como é essencial para saúde financeira de uma organização. Podemos perceber que as empresas estão caminhando em busca da acuracidade de suas atividades em prol do seu crescimento, planejando e traçando metas, para que a operação logística seja a mais eficiente possível e com isso o nível de erros nos inventários sejam mínimos.

• Como disse Ballou (2010, p. 94) toda logística gira em torno do produto, ou seja, para que a minha empresa seja eficiente e atenda bem os clientes as informações sobre o produto na organização têm que ser verdadeiras para que a logística funcione. Podemos perceber ao longo desse artigo que o inventário é um trabalho continuo, não de um dia e nem de um homem só, mais sim trabalhos permanentes de pessoas que buscam a melhoria de suas atividades.

• Sabendo que para que haja sucesso nos procedimentos do inventario e necessário acompanhar desde o início as atividades primarias da organização, cuidando de todas as etapas da cadeia logística e só assim teremos melhores resultados que são: Fluxo de informações, credibilidade nos inventários, profissionais qualificados, menos custos com inventários, unidade entre os colaboradores. Desta forma conseguiremos atuar de uma melhor forma na realização de todos os processos da cadeia logística das empresas e obteremos resultados satisfatórios a cada inventario que for realizado.

Deivíde Falcão
Especialista em Logística Empresarial
Professor universitário, Escritor de E-books , Colunista, Blogueiro,  Consultor, Palestrante, Desenvolvedor de Cursos e Treinamentos de logística.