Inventários eficientes

Um  dos mais interessantes e importantes procedimentos realizados no estoque é o inventário, processo que consiste no confrontamento das informações dos produtos sistema e físico, com o intuito que os dados  coletados sejam correspondentes. Esse método acontece nas empresas em períodos determinados pelo gestor de acordo com o tipo inventário a ser realizado e metas que ele deseja alcançar mediante o seu planejamento estratégico.

Existem 4 tipos de inventários são eles: Geral - conta-se todos os produtos em um dia determinado, deve ser realizado de 6 em 6 meses, Rotativo - conta-se os produtos que tem saída constante é realizado em períodos bem menores, Dinâmico - conta-se apenas quando um item zera no estoque  ou tem no físico mais não consta, Amostragem - conta-se itens pré-definidos de acordo com a sua linha e pode ser feito diariamente.

Vejamos alguns passos que fazem toda a diferença na realização dos inventários

1-Procedimentos operacionais bem executados: O passo inicial para o sucesso do inventário consiste na realização consciente das atividades do estoque são elas: recebimento, conferência, entrada de notas, manuseio, armazenagem, expedição dos produtos. Todos os colaboradores precisam entender o quanto é importante a sua atividade em cada fase da operação, automaticamente as ações vão refletir no inventário.

2-Planejamento de rotina diário: O gestor deve planejar estrategicamente as atividades de cada colaborador do estoque ou armazém, visando a melhoria da execução dos processos e otimização da operação no dia a dia.

 

3-Análise continua do produto: Muito importante que os produtos existentes no sistema sejam avaliados pelo gestor, suas compras, clientes que o consomem, demandas, espaço ocupado no mercado. Quando é realizado esse procedimento conseguimos entender o fluxo dos produtos no estoque e com isso eliminar itens parados e aumentar a gama dos que mais saem.

4-Tecnologias aplicadas aos estoques: Quanto mais as empresas investirem em tecnologias para operarem seus estoques, maior otimização de tempo e credibilidade nas informações colhidas terão. Faz-se necessário ter um software de qualidade, Layout otimizado, maquinários modernos, etiquetas inteligentes, leitores ópticos, fazem toda a diferença nos resultados do inventário.

5-Relatório diário de fluxo: Consiste na análise das entradas e saídas de produtos, com esse método é possível observar todos os produtos que chegaram e saíram, quais os fornecedores e clientes que entregaram e receberam os produtos, transferências entre lojas. Se houver alguma informação desconforme é solucionado imediatamente pelo gestor.

6-Classificação, codificação, endereçamento de produtos: Todos os produtos dentro do estoque precisam passar por 3 processos fundamentais que são: A codificação consiste na criação de um código que seja sua identidade no sistema, a classificação corresponde a linha de atuação do produto, o  endereçamento especifica o local onde o item está localizado dentro do estoque. Esses métodos viabilizam os processos de controle de estoque e otimizam a execução dos inventários.

7-Criação e avaliação de indicadores de desempenho:  Esse procedimento é muito importante porque através da análise dos resultados obtidos podemos enxergar onde estão acontecendo os erros e criar estratégias para suas melhorias. Quando  o inventário é realizado detectamos muitas perdas de produtos decorrentes de avarias, vencimentos, roubos, os indicadores são essenciais para o acompanhamento e resolução. No inventário os indicadores mais comuns são: acuracidade de produto, perdas, tempo de realização,  fluxo no estoque.

8-Treinamento e escolhas das equipes: Os colaboradores que participaram do inventário devem ser escolhidos com antecedência e preparados para essa atividade, o treinamento é fundamental para aperfeiçoamento e obtenção de excelentes resultados. Cada tipo de inventário requer um aprendizado e o gestor do estoque deve oferecer esse conhecimento prático e teórico para ser usado no dia do inventário, saber as expertises decorrentes de cada um leva a equipe ao grau de credibilidade e eficiência na realização e nos dados captados. Os treinamentos consistem em: importância do procedimento, identificação dos tipos de inventários, repasse de informações, uso das tecnologias no processo.

9-Avaliação dos dados obtidos: Ao término das contagens e lançamentos de todas as informações no sistema deve ser feita uma análise dos resultados obtidos com o inventário, minuciosamente deve-se confrontar resultados antes e depois do procedimento juntamente com os indicadores e assim observar a existência de valores estranhos. Os erros mais comuns são: notas que não foram dado entradas no sistema, produtos vencidos e avariados que não foi dado saída, transferências entre unidades que não foram feitas, cadastros duplos, fazendo isso o gestor consegue encontrar onde foi o erro e corrigir a tempo.

Deivíde Falcão
Especialista em Logística Empresarial
Professor universitário, Escritor de E-books , Colunista, Blogueiro,  Consultor, Palestrante, Desenvolvedor de Cursos e Treinamentos de logística.