Técnicas de execução na realização de inventários

O inventário é a forma mais eficiente e eficaz de se medir o nível de acuracidade dos estoques, através deste método podemos identificar possíveis erros que estejam acontecendo na realizando dos procedimentos diários do setor tais como: recebimento de materiais, entradas de notas fiscais, manuseio do produto, armazenamento, saída de produtos para o cliente final. Os inventários são realizados nas empresas em períodos pré estabelecidos de acordo com o tipo de inventário escolhido: geral, dinâmico, rotativo, amostragem, na sua execução é feito o confrontamento dos resultados obtidos com a contagem dos produtos no físico e o valor informado pelo sistema e daí temos um diagnóstico do setor.

TIPOS DE INVENTÁRIOS

A-Inventário geral: É um dos mais realizados nas empresas acontece sempre de 6 em 6 meses e o resultado em cada inventário serve para fazer a comparação dos erros entre cada um buscando uma melhoria das atividades, um ponto positivo que pode ser citado é que para sua execução é estabelecido um dia com horário tudo definido, um ponto que não é tão satisfatório é porque conta-se todos os itens em um só dia acarretando possíveis erros.

B-Inventário rotativo: É realizado  em períodos de tempo bem menores, é importante a sua realização para que os produtos que tem uma saída constante e que são importantes ter no estoque não faltem, sempre são contados os itens de mais movimentação no estoque e fazendo assim podemos encontrar e corrigir erros antes do inventário geral.

C-Inventário dinâmico: É feito quando o produto zera essa pratica pode ocasionar muitos transtornos e se esse item for uma matéria prima essencial para a produção de um produto, também pode acontecer de estar zerado no sistema e no físico ter o produto e se não for verificado ocasionará compras desnecessárias.

D-Inventário por amostragem: É realizado  em apenas alguns itens que podem ser pré-definidos antes ou na hora do inventário, com isso mostra se realmente a empresa está fazendo o controle corretamente de seu estoque, nesse tipo de inventário utiliza-se um método muito eficiente que é a classificação ABC.

PROCEDIMENTOS IMPORTANTES NA PREPARAÇÃO, EXECUÇÃO E OTIMIZAÇÃO DOS INVENTÁRIOS. 

1-Planejamento: É de extrema importância que haja um planejamento anual dos inventários a serem realizados nas empresas com datas estabelecidas e atividades pré inventário delegadas.

2-Compras conscientes: O setor de comprar precisa comprar conscientemente levando em consideração as demandas dos produtos e o espaço físico do armazém, pois não é interessante ter no estoque produto parado.

3-Organização: Uma das principais ações a se fazer quando pensamos em inventários e preparar o local para esse evento organizando toda extensão do armazém.

4-Sistema apropriado: Um fator de extrema importância é o sistema utilizado para gerir o estoque, as informações sobre o produto devem estar todas disponíveis para os usuários. desde a sua aquisição até a sua saída.

5-Classificação dos produtos: Os produtos que serão oferecidos aos clientes pela empresa precisaram ser classificados de acordo com a sua linha especifica. Ex: medicamentos, frios, perfumaria, vestuário.

6-Codificação dos produtos: É uma numeração criada para o produto pela qual facilmente o identificamos, esse código faz com que o produto passe a existir no sistema.

7-Recebimento de produtos: Os colaboradores responsáveis por esse processo devem ter cuidado ao receber os produtos sempre observando se estão de acordo com o pedido que foi feito pelo setor de compras e observar a validade e se o produto não está avariado e só depois disso receber.

8-Entradas de notas fiscais: O colaborador que dá entradas em notas precisa ter cuidado com as especificações de cada produto respeitando a sua classificação, código e quantidade que foi recebida.

9-Manuseio de materiais: Os colaboradores responsáveis por fazer o manuseio dos materiais até o seu lugar especifico, necessitam fazer o uso dos equipamentos necessários para transportar com segurança os produtos dentro dos estoques.

10-Armazenamento: Os produtos devem ser armazenados de acordo com a sua localização: ruas, zonas, prateleiras, estrados, locais específicos e essas informações devem conter no sistema para facilitar a sua localização.

11-Expedição: Todo e qualquer produto que for vendido, emprestado, transferido de filial, precisa ser dado baixa no sistema para que não haja erros e problemas no estoque.

12-Limpeza de cadastro: Antes da realização do inventário tire relatórios e procure ver se aqueles cadastros ainda estão ativos e se não estiverem limpe o sistema pois facilitará bastante a contagem.

13-Escolha das equipes: Uma boa equipe é fundamental para se obter um bom resultado no inventário, concentração, parceria, disposição tem que existir entre duplas na contagem. Muito interessante que as equipes sejam compostas por pessoas que já participaram de inventários anteriores.

14-Fazer uma reunião: É muito interessante antes de cada inventário conversar com os colaboradores envolvidos e tirar as dúvidas sobre os procedimentos a serem seguidos,  discutir lições aprendidas em inventários passados.

15-Comunicação: A comunicação é essencial para o sucesso do inventário, quando procurar um item e não encontrá-lo o colaborador deve procurar o seu gestor comunicar que não achou o produto e só depois zerar o item.

16-Tecnologias: Quando as empresas forem realizar os inventários é interessante usar as tecnologias que o mercado nos oferece para aprimorar e otimizar os procedimentos tais como: etiquetas inteligentes, leitores, drones, sistemas que facilitem e otimizem realização.

ERROS MAIS COMUNS NOS INVENTÁRIOS

A-Desorganização: Quando se pensar em inventários as arrumações devem ser feitas para que não haja transtornos.

B-Treinamento para as equipes: Raramente as organizações tem tempo e preocupação em treinar os inventariantes, com isso a agilidade e credibilidade no inventário são prejudicados.

C-Materiais em diversos locais: Por muitas vezes isso ocorre devido a não obter o espaço necessário para armazenamento e também por puro descompromisso dos colaboradores.

D-Cadastros duplos: Muitos dos problemas ocorridos no inventário se dão por causa de cadastros duplicados, devido a isso muitas das vezes o inventariante não sabe qual o cadastro certo de determinado produto.

E-Comunicação entre os participantes do inventário: A equipe que trabalha neste tipo de evento de tão grande responsabilidade tem que se comunicar se não achar o produto perguntar, procurar o líder do inventário e não zerar o item.

F-Notas fiscais que não foram lançadas no sistema: Antes de um inventário tem que ser feito um pente fino, ver se todas as notas foram dadas entradas no sistema e se existem algum item para dar baixa por muitas vezes os erros são simplesmente itens que não entraram ou saíram do sistema.

G-Cronograma para o inventário: Antes de marcar a data do inventário tem que se fazer um planejamento preparar as estratégias para realização, não apenas marcar como acontece.

RESULTADOS ESPERADOS

1-Mais credibilidade nas informações obtidas no inventário.
2-Pessoal treinado e qualificado para realizar esse trabalho.
3-Compras mais conscientes.
4-Menos perdas no ato do recebimento dos medicamentos através da conferencia de qualidade.
5-Melhor armazenamento e manuseio de produtos.
6-Menos erros em entradas de notas fiscais.
7-Cadastros padronizados.
8-Melhoramento dos métodos a serem aplicados.
9-Planejamento continuo antes, durante e depois.
10 -Sistemas mais modernos

Deivíde Falcão
Especialista em Logística Empresarial
Professor universitário, Escritor de E-books , Colunista, Blogueiro,  Consultor, Palestrante, Desenvolvedor de Cursos e Treinamentos de logística.