Administração de Compras

Conforme Gaither e Frazier (2001) O departamento de compras desempenha um papel fundamental na relação dos objetivos da empresa, sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no momento certo, pelos custos, qualidade e outras estratégias na operação. Segundo Baloou (2006) A gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa, ou seja, uma empresa quando tem um setor de compras bem gerido por profissionais capacitados todas as metas são alcançadas com exito favorecendo o crescimento da empresa.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS DOS COLABORADORES:

• Organização: Esse profissional deve ser altamente organizado mantendo toda a documentação em ordem, criando rotinas de trabalho, saber distribuir e delegar as atividades para os seus.
• Relacionamento: Tem que saber trabalhar em equipe  porque é uma área que tem interface com as outras áreas da empresa e o sucesso de seu trabalho não só depende dele e sim do todo.
• Conhecimento do commodity: Saber o que comprar, ricos e oportunidades do segmento, conhecer o produto e os seus fornecedores e de extrema importância.
• Atualização: O profissional de compras deve estar sempre atualizado no mercado ao seu redor participando de feiras, congressos e eventos
• Éticas de negociação: O profissional de compras que quiser ser respeitado deve manter a ética em suas negociações sempre informando de forma clara cada processo feito.
• Conhecimento da estratégia da empresa: O profissional de compras precisa saber qual a real estratégia da empresa em que ele trabalha.
• Análise estratégica: O planejamento estratégico das empresas esta cada vez mais a longo prazo e desta forma espera-se que o profissional de compras tenha estratégias.
• Trabalhar com indicadores: O profissional de compras para demonstrar o seu trabalho tem que apresentar indicadores que demonstro o bom trabalho realizado.
• Saber negociar: O profissional de compras deve saber se preparar para suas negociações buscando todas as informações possíveis vindas de seu conhecimento, fornecedores, outra empresas do mesmo segmento.
• Inglês: É fundamental que o profissional de compras moderno consiga se comunicar com o mundo todo em busca do melhor negócio sendo fluente no seu falar e no seu negociar.

OBJETIVO DO COMPRADOR:

• Obter mercadorias e serviços na quantidade e qualidade necessária.
• Obter mercadorias e serviços com menor custo.
• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte dos fornecedores.
• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. 
• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa, entrega certa. (tempo e lugar)
• Selecionar o fornecedor. (fonte certa)
• Negociar os termos e condições de compra.
• Emitir e administrar pedidos de compras.

CICLO DE COMPRAS:

1-Receber e analisar as requisições de compras: O planejador empresarial libera e autoriza o pedido ao setor de compras que vai processar o pedido de compras que vai ser enviado para os possíveis fornecedores, esse pedido contem todas as informações do produto.

2-Selecionar os fornecedores: Encontrar os fornecedores potenciais emitir solicitações para cotações, receber e analisar as cotações, selecionar o fornecedor certo. Deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados para que no momento que se precise adquirir produtos possamos ter diversos fornecedores capazes de nos atender em prazo, preço, qualidade.

3-Determinar o preço correto. O setor de compras é responsável por negociar o melhor preço junto ao fornecedor.

4-Emitir pedidos de compras: Ordem de compra é uma oferta legal que uma vez aceita pelo fornecedor ela torna-se um contrato legal para entregas de mercadorias com seus termos e condições.

5-Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos: O setor de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente, sempre que for efetuada a compra deve ser negociado os prazos de entregas.

6- Receber e aceitar as mercadorias: Ao receber as mercadorias deve ser feito a inspeção para ver se realmente vieram os itens corretos, juntamente com as suas quantidades e se não foram danificados no transporte.

7- Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor:  Quando recebemos a fatura do fornecedor há três informações que devem concordar: o pedido de compra, relatório de recebimento, fatura. Todos os descontos e termos devem está de acordo, estando certo segue a fatura para o departamento de contas a pagar.

FATORES QUE INFLUENCIAM NA SELEÇÃO DE FORNECEDORES:

• Habilidade técnica: O fornecedor tem que ser hábil para produzir e fornecer o produto desejado.
• Capacidade de produção: Deve ser capaz de satisfazer as especificações do produto em forma consistente, ao mesmo tempo produzindo o menor números de erros.
• Confiabilidade: É desejável que o fornecedor seja confiável, reputado e financeiramente sólido.
• Serviço pós venda: Se o produto terá suporte ao precisar de reposição.
• Localização: Esteja próximo ao comprador.
• Preço: Fornecedor deve ter preços competitivos.

DICAS PARA INDICAR FORNECEDORES:

• Pessoal de vendas: Faça o seu network conheça pessoas novas, busque a interação com os profissionais da mesma área e afins.
• Catálogos: Veja catálogos observe o que o mercado traz de novo quem sabe o que você está a procura não está lá.
• Revistas: Observe em revistas as tendências que estão surgindo.
• Listas telefônicas: Muitas vezes aquele fornecedor que você procura está mais perto do que se imagina, mais tu ainda não abriu a lista telefônica.
• Informações de outros: Faça amizade com outros compradores.
• Web: Procure novos fornecedores nas redes.

ASPECTOS DE NEGOCIAÇÃO:

• Definição conjunta do problema.
• Consideração dos aspectos tangíveis e intangíveis.
• Personalidades das negociações.
• Relacionamento anterior entre as partes.
• Local da negociação.
• Criatividade para se encontrar soluções.

DICAS IMPORTANTES:

• Compras por contrato: Um bem para comprador e fornecedor é o contrato a longo prazo, o comprador pede o que necessita e o fornecedor envia por modo de vale ai depois envia nota fiscal.
• Responsabilidade e confiabilidade do fornecedor: Como as exigências de materiais mudam frequentemente, os fornecedores devem ser capazes de reagir as mudanças, sendo flexíveis e confiáveis para poderem reagir as mudanças.
• Relação próxima: A relação de ambos deve ser de parceria.
• Intercâmbio de dados: O EDI possibilita que clientes e fornecedores troquem informações eletronicamente tipo: faturas, pedidos, dados sobre MRP.

 Segundo Pozo (2015, p.77) O objetivo do setor de compras é garantir a empresa plena satisfação de suas exigências de materiais e produtos, ou seja, uma gestão de compras eficiente realiza metas e ganha em competitividade satisfazendo o planejamento esperado.

Deivíde Falcão
Especialista em Logística Empresarial
Professor universitário, Escritor de E-books , Colunista, Blogueiro,  Consultor, Palestrante, Desenvolvedor de Cursos e Treinamentos de logística.